Cómo crear un plan de stock para evitar quedarse sin productos

Imagina, trabajaste mucho tiempo en los planes de venta e identificas exactamente qué productos deben estar disponibles, y todo parece ir bien. Sin embargo, acabas de recibir la décima queja de un cliente diciendo que tus productos están agotados.Parece una tarea imposible tener todos los productos disponibles en todo momento, sin importar la época del año. Pero esto no debe ser así. Hay soluciones; una de las mejores es planear tu inventario efectivamente.

¿Qué es exactamente la planeación de mercancías?

Antes de entrar en detalles, primero vamos a definir qué es exactamente “la planeación de mercancías”.La planeación de mercancías es un enfoque sistemático para organizar la compra y venta de mercancías con el objetivo de maximizar el retorno de inversión, al mismo tiempo que la mercancía está disponible en los lugares, horarios, precios y cantidades que demanda el mercado.En términos simples, significa que si quiero comprar el producto X con el color Y, y tamaño Z de tu tienda, lo tendrás disponible cuando lo solicite.Problemas como la pérdida de clientes debido a la falta de existencias o exceso de existencias después de una temporada, es exactamente lo que la planeación de mercancías trata de resolver.¿Cómo se logra eso? Vamos a echar un vistazo.

Desarrolla tu plan

El concepto básico de la planeación de inventarios consta de tres pasos importantes:

Análisis post temporada
La planeación de pre temporada
Planeación de la temporada

Puedes definir una temporada como cualquier periodo que prefieras, el cual depende en gran parte de lo que estás vendiendo. Si se trata de suéteres de Navidad, tu temporada alta constará de un par de meses; en cambio si tu producto es el helado lo venderás durante todo el año, pero tendrás mayor demanda durante los meses de verano.Cuando las mercancías se venden en diferentes temporadas, tiene sentido tener planes separados, más detallados para todas las categorías de productos que están activas.Otros factores que afecta el proceso incluyen la talla y estructura de tu organización, tipo de tienda (minorista, online, multicanal, ambos), el tipo de mercancía que estás vendiendo y más.La planeación de inventarios para una empresa de ropa para hombres que tiene múltiples puntos de venta en todo el país, es muy diferente que el mismo proceso para una empresa que vende té.Con el té, tus decisiones giran en torno al tipo de té que deseas vender. Con la ropa de hombre, es necesario pronosticar cuántos pantalones con longitud X o Y para la cintura vas a vender, la época del año, y luego el mismo proceso para toda tu selección.Afortunadamente, a pesar de que la cantidad de trabajo de la planeación varía enormemente dependiendo de tu industria, los conceptos básicos de cómo llevarla a cabo son iguales, sin importar qué tan grande o pequeña es tu empresa.

Paso 1: análisis post temporada

El primer paso es comprender tu rendimiento durante la última temporada de ventas. Una vez más, te toca definir qué tan larga o corta es la temporada.Después, debes comparar esos números con los números previstos del mismo año para obtener una comprensión de cómo se presentaron los resultados. En esencia, esto es un análisis de las deficiencias en las ventas.Es importante que tengas los mismos datos disponibles de varias temporadas de venta pasadas, pues esto te dará una mejor visión general de cómo van las cosas y qué es crucial en la planeación a futuro.Al mirar los datos pasados y las ventas actuales, toma en cuenta el contexto. Si vez que las ventas no han crecido desde el 2006, podría deberse a algo que estás haciendo mal. ¿Quizá el rendimiento de las ventas bajó o hubo nuevas aperturas?Estas cosas, sin duda, tienen un efecto en las cifras de ventas puras. La crisis económica del 2007 tiene un papel importante en el papel que desempeñan las cifras de las últimas décadas.Cada vez que estás tratando de darle sentido a los números, no es recomendable mirar solo los datos en bruto sin contexto. Tu negocio no está en la nada, todo está conectado y desempeña un rol.Además de la economía y efectos incontrolables que tiene tu negocio que no puedes manipular, lo que sí puedes cambiar (y tener control total) es la responsabilidad de tu departamento de marketing.Tus anuncios, promociones y otras acciones en diferentes canales están destinados a aumentar las ventas en diferentes momentos y productos durante el año. Sin duda, las acciones de marketing juegan un papel importante en tu éxito o fracaso. Así que asegúrate de incluirlo en tu análisis, su aporte es fundamental.Lo que tendrás al final es una comprensión, no solo de los números, sino también del contexto detrás de ellos. Esto hará que la planeación para el futuro sea más sencilla.Armando todos los datos, es momento de pasar al paso 2.

Paso 2: planeación pre temporada

Utilizando los datos del análisis anterior, es momento de planear la próxima temporada. Cuando comienzas a planear la próxima temporada, es fundamental involucrar a tu equipo de marketing desde el principio.Sin sus aportaciones, podrías estar mirando algunos datos históricos que muestran que, en un periodo determinado, se han vendido X cantidad de unidades por lo que en tu crecimiento proyectado, agregas que se multipliquen para acabar con ello.Lo que tal vez no sepas es que para ese período, el departamento de marketing ha planeado nuevas campañas con tres veces el gasto de años anteriores. Por lo que sería razonable prever también una gran cantidad de ventas y mejores resultados. De la misma forma, es posible que te topes con la falta de existencias sin darte cuenta.Otra cosa que no debes perder de vista en esta fase es el impacto que causa la apertura de nuevos canales de venta, como Amazon y otros marketplace, que puede tener tu negocio.Con nuevos canales, siempre es difícil planear con anticipación, ya que no se tienen datos de ventas reales para respaldar tu hipótesis. En una situación así, vale la pena echar un vistazo los datos de ventas de la industria en el canal para tus proyecciones.Por ejemplo, con Amazon puedes ver los productos similares y cómo se vendieron, tomando en cuenta los factores como la calidad de la publicación, rango en los resultados de búsqueda, anuncios y más. No es perfecto, pero al menos tendrás una comprensión de qué esperar para luego utilizarlo para cuantificar el potencial de nuevos clientes en ese canal.

Plan para cualquier eventualidad

Incluso cuanto tomas en cuenta todo lo anterior, inevitablemente tendrás situaciones en las que tendrás demasiado o muy poco producto. Los dueños inteligentes de negocios (como tú) tienen un plan para cualquier eventualidad, ya que tienen planes de respaldo para todo.Cuando tienen más productos disponibles, tienen planes para conseguir que se vendan. Esto puede significar una creación de un newsletter especial con los precios para artículos que no se venden, usar mercados secundarios como Ebay para la venta de artículos extra, ofertas o combinados con otros elementos baratos y más.Las tácticas concretas dependerán de ti; la idea es que tengas un plan para cuando surjan esas situaciones y sepas qué hacer. Cuando el problema es que tienes más ordenes que productos, las empresas dropshipping puede salvarte.Sí, a corto plazo tus márgenes se verán afectados, pero la ganancia a largo plazo te hará feliz. El cliente pagará y no tendrá que esperar varias semanas a que lleguen los nuevos productos.Tomando en cuenta lo anterior y haciendo uso de eso es como lograrás tus objetivos de venta iniciales del plan semanal/mensual nuevo de ventas. Sin embargo, tener un plan de ventas es bueno, pero es inútil si no tienes ninguna mercancía para vender.Así que el siguiente paso es averiguar la cantidad de productos disponibles que necesitas en diferentes momentos durante la temporada. Para lograr esto, debes regresar a tu objetivo de venta.

Un ejemplo práctico

Supongamos que tu objetivo para julio es vender 10.000. Esto significa que, por lo menos, debes tener 10.000 unidades disponibles en ese mes. Si sabes que el proceso de compra tarda aproximadamente cuatro semanas, a principios de junio debes tener todo listo.El escenario anterior es para un canal de la tienda y sólo se aplica cuando se compra el valor de la mercancía cada vez al mes. Tus planes pueden ser semanales, quincenales, bimestrales, o ciclos de compra trimestrales y la cantidad que necesites variará en consecuencia.La cantidad de productos disponibles que necesitas dependerá de tu estrategia. Comprar a granel es casi siempre más barato por lo que podría tener sentido comprar con meses de anticipación. Por otra parte, el espacio de almacenamiento también tiene costo.En un mundo ideal; no deberías tener demasiados productos guardados; todo lo que llega sale de forma inmediata. Pero no vivimos en un mundo ideal. Así que es necesario prever la cantidad de producto que estás dispuesto a tener en un momento determinado.El plan también debe incluir el tiempo para cosas como las promociones y rebajas. Entre más detalles tengas en tu plan inicial, mejor estarás a largo plazo.Y no te olvides del dinero. Cada vez que vas a comprar producto, también tienes que pagar por ello según los términos del proveedor. El flujo de caja es un problema que ha derribado a muchos grandes negocios. Es por eso que la planeación anticipada es tan importante. Ayuda a gestionar lo que puede venir más adelante. Aun así, no importa lo bueno sea un plan, nunca saldrá exactamente como lo imaginas.Aquí es donde la planeación de la temporada entra en juego.

Paso 3: planeación de la temporada

Tener un plan es fundamental, pero también lo es hacer una revisión de desempeño continuo como parte de ese plan. Las cosas cambian, las situaciones cambian, la economía cambia – tienes que ser capaz de adaptarte estas condiciones, o no lo lograrás.Por ejemplo, el canal de la tienda del ejemplo anterior planea pedir 10,000 unidades para principios de junio, esto puede tomarte por sorpresa si subestimas las ventas.La tienda puede necesitar solo 8,000 unidades más, si se tienen 2,000 unidades en stock que no se han logrado vender. O peor aún, se están perdiendo 2,000 unidades, ya que han vendido más de sus existencias. Con un plan rígido, más o menos productos pueden ser un verdadero problema para gestionar.Una forma de tener de más o menos unidades disponibles, es tener disponer de tu personal para realizar manualmente un control de los datos de venta y ajustar según sea necesario. Sin embargo, grandes empresas como Target y otros, se han dado cuenta de la gestión del inventario de esta forma ha muerto y que hay formas más inteligentes impulsadas por la tecnología para eso.La tecnología se llama "abierto a la compra". OTB (por su significado en inglés) para abreviar.OTB es una herramienta financiera diseñada para facilitar a las empresas la gestión del inventario. Está diseñada para evitar tanto la sobrecompra y la falta de ella, asegurándose que el producto siempre esté disponible. Un sistema OTB evalúa el inventario actual, además de las ventas previstas y compara estos datos con los datos de las ventas reales. Entonces, el sistema realiza ajustes automáticos para futuras órdenes de compra para asegurarse que nunca se terminen o se excedan las existencias.Muchos de los sistemas de gestión de inventario han ya han integrado a OTB o lo tienen como un complemento. Ya que hay muchos sistemas diferentes, es difícil proporcionar enlaces o información más concreta sobre todos ellos. Lo mejor es que hables directamente con tu proveedor de sistema.La planeación de mercancías es un paso crucial para cualquier minorista en línea o físico. Permite tomar los máximos ingresos posibles del inventario y al mismo tiempo asegura que nunca sea falten o haya un exceso de existencias.Podría parecer un proceso complicado, pero no lo es. Consiste en tres sencillos pasos:

Analiza los resultados pasados
Planea la próxima temporada
Realiza exámenes regulares de desempeño (OTB).

Siguiendo estos pasos, estarás yendo por buen camino hacia la gestión de tu inventario con facilidad.